Saatekirjeellä on väliä
Ei ole ihan yhdentekevää millaisen saatekirjeen lähetät kyselysi mukana. Saatekirjeen tehtävänä on kertoa millaisesta tutkimuksesta on kyse ja motivoida vastaajia vastaamaan kyselyyn. Saatekirjeen tehtävänä on myös poistaa turhia kyselyyn vastaamisen esteitä. Tällaisia esteitä voivat olla ajanpuute, kiinnostuksen puute, epäluulo tietojen käyttämistä kohtaan ja epävarmuus siitä, onko itsellä annettavaa kyselyyn. Kertomalla mitä tutkitaan ja miksi ja miten tietoja käytetään poistetaan epäluuloja tutkimusta kohtaan. Samalla voidaan myös herättää kiinnostusta tutkimusta kohtaan.
Muistilistaa saatteessa olevista asioista
Saatteessa on tärkeää kertoa mitä tutkitaan ja miksi, jotta
vastaaja voi miettiä onko hän oikea henkilö vastaamaan kysymyksiin ja haluaako
hän vastata. On myös tärkeää kertoa kuka tekee tai teettää tutkimuksen (henkilöiden
ja organisaatioiden nimet) ja mihin tietoja käytetään. Kuten Kleemola (2011) toteaa,
tutkimusetiikan pääperiaatteita on tutkittavan itsemääräämisoikeuden
kunnioittaminen. Tutkittaville on annettava tutkimuksesta niin paljon tietoa,
että he pystyvät tekemään informoidun ja vapaaehtoisuuteen perustuvan päätöksen
osallistumisestaan.
Tämän
lisäksi on myös hyvä kertoa ketkä on valittu vastaajiksi. Tämä voi
selvitä jo puhuttelusta (esim. ”hyvät yhdistyksemme jäsenet”), mutta joissain
tilanteissa on hyvä mainita tarkemmin, miten vastaajat on valittu ja mistä
osoite on saatu.
Vastaamisen esteitä poistetaan
kertomalla miten tietoja käytetään. Yleensä mainitaan, että tiedot ovat
luottamuksellisia, eikä yksittäistä vastaajaa voi tunnistaa. Jos on arvonta
motivoimassa vastaajia usein mainitaan, että nimi- ja osoitetietoja ei
yhdistetä vastauksiin. Yksi vastaamisen este on ajanpuute ja sitä voidaan
poistaa kertomalla etukäteen vastaamiseen kuluvasta ajasta. Luottamusta
tutkimusta kohtaan lisää myös se, että jossain on mainittu tutkimuksen
toteuttajan yhteystiedot. Kokemukseni mukaan aika harva ottaa yhteyttä, mutta
uskon, että mahdollisuus kysyä tutkimuksesta lisää luottamusta ja motivoi
vastaamaan.
Vastaajia motivoi, jos painotetaan sen tärkeyttä, että
kaikki vastaavat kyselyyn ja että jokainen vastaus on tärkeä. Kiva ele on myös
kiittää etukäteen vastauksista. Usein vastaajia motivoimaan myös arpomalla
vastaajien kesken jokin palkkio. Osaa ihmisistä motivoi se, että he näkevät
itse miten tutkimuksen tuloksia käytetään jolloin arvio julkaisuajankohdasta ja
paikasta voi olla merkittävä.
Tärkeää vastaamiseen vaikuttavaa tietoa on se mihin mennessä
pitää vastata. Useimmat vastaavat heti, mutta osa lykkää vastaamista
sopivampaan ajankohtaan. Vaikka tässä on listattu paljon asioita mitä
saatekirjeessä olisi hyvä olla, niin käytännössä olen huomannut, että mitä
lyhyempi saatekirje on, sitä paremmin se toimii. Jos jo saate on uuvuttavan
pitkä vastaajien mielissä se indikoi sitä, että myös kyselyyn vastaaminen on
uuvuttavaa.
Kiinnitä huomiota saatteen sanamuotoihin
Sanamuodot vaikuttavat paljon vastaajien motivointiin. Jos
saatteessa puhutaan vain siitä miten hienoja tutkimuksia me teemme, ei vastaaja
motivoidu. Mutta kun ujuttaa joukkoon sanan Sinä, hän tunnistaa itsensä ja
ymmärtää asian koskettavan häntä. On huono asia luoda vastakkainasettelu
tutkimuksen tekijän ja vastaajien välille. Parempi olisi luoda ajatus, että
ollaan kaikki samassa veneessä. Alla esimerkkejä:
Esimerkki 1.
- Huono: ”Opiskelen xxx-paikassa Liiketaloutta. Opintoihini kuuluu tärkeänä osana opinnäytetyö ja oman opinnäytetyöni teen SF- Caravan Lohenpyrstö ry:lle. Opinnäytteeseeni kuuluu olennaisesti Lohenpyrstön jäsenistölle suunnattu kysely. Vastaa kyselyyn xx-mennessä.”
- Parempi: ”Hyvät SF- Caravan Lohenpyrstö ry:n jäsen. Nyt pääset kertomaan mielipiteesi ja vaikuttamaan yhdistyksen kehittämiseen. Tämä tutkimus on osa opinnäytetyötäni, opiskelen xxx-paikassa Liiketaloutta ja olen sopinut tekeväni opinnäytetyöni SF- Caravan Lohenpyrstö ry:lle. Vastaa kyselyyn xx-mennessä.”
Esimerkki 2.
- Huono: ”Pyydämme, että kaikki kyselyn saavat vastaisivat kyselyyn. Näin saatte äänenne kuuluviin ja me pystymme kehittämään toimintaamme”
- Parempi: “Sinun vastauksesi on meille tärkeä. Yhdessä me pystymme kehittämään toimintaamme jäsenten toiveita vastaavaksi”
Käytin lähteenä muistilistaa laatiessani omien kokemusteni
lisäksi seuraavia lähteitä:
- KvantiMOTV- nettisivut (Päivitetty 2011): ” Saatteiden laatiminen ja vastausprosentti”, http://www.fsd.uta.fi/menetelmaopetus/postikysely/postikysely.html
- Kleemola. Mari (2011): “Onnistuneen saatekirjeen salaisuudet”, Tietoarkisto-blogi 6.9.2011, http://tietoarkistoblogi.blogspot.fi/2011/09/onnistuneen-saatekirjeen-salaisuudet.html
- Vilkka, Hanna (2007): ”Tutki ja Mittaa: Määrällisen tutkimuksen perusteet”, Kustannusosakeyhtiö Tammi, s. 80-88
Kommentit
Lähetä kommentti